Distribuzione in sede prodotti del venerdì

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A partire da gennaio stiamo sperimentando, nella distribuzione del venerdì, la presenza di una persona che faccia da riferimento/coordinamento per il pomeriggio di consegna dei prodotti.
E’ giustamente sorta la necessità che non fossero solo due o tre le persone in grado di tirare le fila della distribuzione, con il rischio che in loro assenza l’attività di consegna dei prodotti non potesse avvenire.
Si è quindi costituito un gruppo di persone che a rotazione garantiscono nel corso dell’anno 4 turni di presenza al venerdì come referenti per la giornata.
L’impegno è come quello di chi è di servizio, ritrovo alle 16.30 e chiusura al termine delle operazioni di consegna prodotti e sistemazione spazi della sede.
Sarebbe auspicabile che più persone si proponessero quali referenti per il venerdì pomeriggio, tenendo presente che si può anche suddividere in due il turno di presenza: per esempio la prima parte del pomeriggio con l’apertura e l’avvio della distribuzione fino alle ore18.00 /18.30 e la seconda parte con la verifica e registrazione di quanto è stato consegnato e la chiusura della sede verso le 19.30 / 20.00.
Riteniamo utile riportare passo passo (grazie al file predisposto da Monica) di cosa si occupa nello specifico il referente per la giornata di distribuzione.
(Per quanto riguarda il ruolo dei Referenti, vedi anche: Referenti Produttore (gruppo di più persone)

  1. l’apertura della sede (chiavi, attivazione luce elettrica, chiavetta con file per la raccolta degli ordini viene garantita da Fabrizio, Antonio o Monica;
  2. spiegazione e condivisione dell’organizzazione e delle mansioni che ciascuno vuol assumere nella specifica giornata;
  3. verifica della corrispondenza dei quantitativi dei prodotti arrivati in sede con i quantitativi dei prodotti ordinati (si trovano segnati sui prospetti di consegna e di solito riguardano uova, frutta, verdura);
  4. operazioni di scarico delle cassette per il mercato di Donatella e verifica della corrispondenza dei quantitativi dei prodotti consegnati da Donatella con i quantitativi dei prodotti ordinati (cassette di patate, zucche, cassette di verdura da 8, 10, 12 euro, sacchetti di fagioli / piselli / fagiolini, cassette di fragole ecc.) e sistemazione dei cartellini con i prezzi per la verdura in libero acquisto al “mercato”;
  5. affissione delle schede per la raccolta degli ordini del pane e della pizza;
  6. affissione delle schede per l’organizzazione dei turni di servizio del venerdì;
  7. pane Morbioli: verifica della corrispondenza dei quantitativi dei prodotti arrivati in sede con i quantitativi dei prodotti ordinati (vedi prospetto per la consegna “pane Morbioli”);
  8. pane Ceres: verifica della corrispondenza dei quantitativi dei prodotti arrivati in sede con i quantitativi dei prodotti ordinati (vedi prospetto per la consegna “pane Ceres”);
  9. tutte le bolle di consegna arrivate in sede nel corso della giornata vanno raccolte per essere consegnate alla chiusura a chi inserirà i dati contabili della giornata. Di solito sono le bolle di consegna delle uova, pere, mele, pane Morbioli, pane Ceres, pizza Al Tocco, il resoconto di Donatella;
  10. distribuzione dei prodotti della giornata e registrazione delle operazioni di consegna. Se vi sono molti prodotti, per evitare errori o dimenticanze nel ritiro si utilizzeranno le “striscette” nominali che ciascun gasista deve ritirare presso la zona computer e consegnare a chi distribuisce i prodotti.
    Se i prodotti da consegnare sono pochi basterà evidenziare sui prospetti chi ritira cosa;
  11. raccolta ordini al computer per i prodotti che verranno consegnati nelle settimane successive;
  12. fornire informazioni sull’attività di acquisto del Gas, prossime consegne, consegne posticipate, apertura prossimi ordini ecc.
  13. fornire informazioni sull’attività culturale del Gas, iniziative in corso, future attività, raccolta di nuove proposte;
  14. fornire informazioni sulla struttura e funzionamento del Gas a persone che si avvicinano a questa realtà;
  15. verifica dei prodotti non ritirati (di chi sono) e avviso telefonico per sollecitarne il ritiro (stiamo ripristinando il cellulare del gas);
  16. portare via dalla sede gli imballaggi dei prodotti che sono stati lasciati lì;
  17. sistemazione delle scatole in cartone della frutta che vanno sistemate in gruppi di tre e sovrapposte ordinatamente;
  18. sistemazione dei giochi usati dai bambini;
  19. operazioni di carico delle cassette di verdura di Donatella;
  20. pulizia del pavimento con scope, aspiratore, secchio e straccio;
  21. registrare a computer le variazioni verificatesi nel corso della distribuzione e segnate sui diversi prospetti di consegna dei prodotti;
  22. consegnare a chi inserirà i dati della contabilità i diversi prospetti della distribuzione e le bolle di consegna raccolte nel corso della giornata (passano a ritirarli in sede a fine giornata);
  23. se il responsabile della distribuzione per la giornata ha una propria chiavetta USB può a inizio distribuzione copiare il programma per la raccolta delgi ordini sulla propria chiavetta e inviarlo a Fabrizio via mail.
    Se non ha una propria chiavetta deve portare la chiavetta USB del Gas a casa di Fabrizio dopo la chiusura e lasciarla semplicemente nella cassetta della posta;
  24. chiusura della sede (il lucchetto della porta si chiude senza la necessità delle chiavi e va scollegato il contatore luce).
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